Quando se trata de agilizar vários processos, aumentar a produtividade e ter maior controle sobre seus negócios, uma das primeiras coisas que vem à cabeça de gestores e empreendedores é a adoção de um sistema de gestão integrado.

A razão para isso é simples; segundo pesquisa de 2019 do Panorama Consulting Group, 88% das empresas que adotaram esse tipo de solução consideram que essa foi uma medida sábia, que ajudou a impulsionar os negócios.

Contudo, uma dúvida ainda paira no ar: com tantas opções de sistema de gestão integrado disponíveis no mercado, quais fatores considerar para fazer a escolha certa? Continue a leitura e descubra!

Por que toda empresa deveria considerar a implementação de um sistema de gestão integrado? 

Gerenciar um negócio nunca foi fácil. Contudo, atualmente, isso se tornou uma tarefa ainda mais desafiadora. Com a onda de transformação digital, o número de concorrentes têm aumentado consideravelmente e novos desafios surgem a todo momento.

As empresas precisam, mais do que nunca, de uma gestão eficaz de suas finanças, despesas e custos, a fim de oferecer preços competitivos e manter a lucratividade.

Por isso, empresas, mesmo as de pequeno e médio porte, precisam contar com o auxílio de um bom sistema de gestão integrado, comumente chamados apenas de ERP.

Esse tipo de solução tem vários usos para as empresas, mas, essencialmente, sua maior contribuição é manter todos os dados cruciais de uma organização em um só lugar, garantindo que estejam seguros, organizados e acessíveis.

Dessa forma, além de ter acesso a relatórios gerenciais confiáveis de forma rápida, as empresas ainda podem automatizar uma série de tarefas, o que é triplamente benéfico para os negócios.

Primeiro, essa possibilidade permite eliminar diversas atividades manuais, otimizando a força de trabalho nas empresas e reduzindo custos.

Segundo, com processos automáticos, reduz-se consideravelmente o número de erros humanos, aumentando a confiabilidade das informações, o que conduz a tomadas de decisão mais assertivas.

Finalmente, a automatização permite otimizar os processos, tornando os fluxos de trabalho mais rápidos, práticos e confiáveis.

Um sistema de gestão integrado ainda traz diversas outras vantagens, como maior visibilidade da operação, gestão financeira mais segura e eficaz, controle e gestão de estoque aprimorados, possibilidade de acompanhamento de KPIs, etc.

O que considerar antes de contratar um sistema de gestão integrado?

Não é exagero dizer que o sistema de gestão integrado é o coração de uma empresa. Afinal, ele concentra todos os processos essenciais do negócio e não pode parar.

Por isso, essa é uma escolha que deve ser feita criteriosamente para evitar a adoção de soluções que não atendem plenamente às necessidades empresariais, causando contratempos e exigindo a contratação de diversos outros softwares.

Apesar de cada organização ter suas necessidades específicas, antes de contratar um sistema de gestão integrado, é vital que você considere os seguintes aspectos:

Tamanho do negócio e projeções de crescimento

Antes de implementar um sistema de gestão integrado, a principal coisa a se avaliar é o tamanho e a escalabilidade do negócio.

Isso irá direcionar, em partes, qual o tipo de solução ideal para a sua empresa. Considere, por exemplo, que alguns dos principais distribuidores contam com diferentes versões de seus sistemas, sendo cada uma delas mais apropriada para cada tipo ou tamanho de empresa.

Além de olhar para o cenário atual, é fundamental avaliar as projeções de crescimento e, consequentemente, a escalabilidade oferecida pelo sistema.

Idealmente, o sistema deve suportar o crescimento da sua operação, tanto em número de processos, quanto em módulos.

Por isso, revisite seu plano de negócios e ajuste suas projeções para o futuro. Depois certifique-se quais sistemas podem atendê-lo agora e daqui a 5 anos, por exemplo.

Funcionalidades

Antes de contratar um sistema de gestão integrado, você deve se fazer as seguintes perguntas:

• O que podemos melhorar na empresa?
• Como um sistema de gestão integrado pode ajudar a alcançar essas melhorias?

A partir da resposta a essas perguntas, fica mais fácil definir quais funcionalidades o sistema ideal deve ter.

Não é raro encontrar soluções ERP que oferecem uma infinidade de módulos e funcionalidades, mas que, ao analisar friamente, não servem a nenhum propósito da sua empresa.

O ideal, nesse quesito, é partir do básico e considerar pontos realmente importantes. Detalhes podem ser customizados ao longo da implementação.

Uma das formas mais eficazes é reunir os gestores de cada área e pedir que cada um deles defina os requisitos básicos necessários para otimizar os processos e a operação de seu departamento.

Considerar as necessidades de cada um é essencial para que seja possível definir a combinação ideal de funcionalidades que o sistema precisa ter.

Flexibilidade e escalabilidade

A flexibilidade que uma empresa deseja de um sistema de gestão integrado também é um recurso importante a ser considerado antes da contratação.

Em especial as pequenas e médias empresas precisam ser muito específicas sobre onde estão e onde desejam chegar e quais funcionalidades serão demandadas ao longo de sua jornada.

Nesse ponto, vale destacar os sistemas baseados em nuvem, que oferecem tanto a flexibilidade de permitir que os dados sejam acessados a partir de qualquer lugar, quanto a escalabilidade para acompanhar o crescimento dos negócios.

Budget

Quanto a empresa dispõe para a implementação também é um atributo essencial a ser analisado.

Mais uma vez, vale destacar os sistemas baseados em nuvem, uma vez que eles possuem uma proposta de pagamento por assinatura e não exigem grandes investimentos iniciais como os sistemas on-premise, o que significa um alívio para o fluxo de caixa.

Além disso, os sistemas em nuvem dispensam a compra de equipamentos de TI para viabilizar sua implementação.

Conjunto de habilidades técnicas internas e suporte

Por fim, uma coisa que ainda precisa ser vista por uma empresa que planeja implementar um sistema de gestão integrado é a necessidade e a disponibilidade do conjunto de habilidades técnicas internas.

Como esses sistemas demandam conhecimento específico, o ideal é buscar soluções oferecidas por meio de parceiros especializados. Em geral, eles oferecem consultoria, planejamento, implementação e suporte.

Assim, sua empresa tem a certeza que irá contar com um sistema de gestão integrado ideal para suas necessidades, implementado da maneira correta e com total segurança e, sempre que precisar, terá o suporte necessário para mantê-lo sempre em operação.