Rodrigo Passos, CEO da Live Consulting, dividiu um pouco do seu conhecimento de mais de 20 anos no mercado de ERP, neste artigo onde aborda quais os fatores que devem ser considerados, antes da implementação de um sistema de gestão empresarial.

Sabemos que 10 em cada 10 empresas têm muitas dúvidas no momento da escolha de um ERP. Não é incomum um empresário ou decisor se deparar com esse tipo de questão. E, mesmo após a tomada de decisão, sempre vai ficar a dúvida se, em um determinado fator de avaliação, de um sistema de gestão empresarial que não foi “o escolhido” tenha sido melhor avaliado naquele quesito.

Isso se dá, principalmente, pela pluralidade das soluções disponíveis no mercado. E aqui vou te dar o primeiro choque: Nenhuma, absolutamente NENHUMA SOLUÇÃO será melhor avaliada em todos os itens de uma avaliação.

Fatores Fundamentais na escolha de um ERP

Abaixo, elenco alguns fatores que são importantes na hora da avaliação, e que, por incrível que pareça, são itens que são avaliados superficialmente por muitos decisores:

Qual o melhor: ERP na Nuvem (“Cloud”) ou Infraestrutura própria (“On Premisses”)?

O fato de ser um ERP que pode ser acessado de qualquer local ou de qualquer dispositivo, não qualifica uma solução como sendo 100% Cloud.

Existem muitas soluções que são comercializadas como SaaS, são hospedadas nos datacenters dos fabricantes (ou parceiros) e que você pode acessar de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, mas, não são soluções 100% Cloud. É o que chamamos de “Fake Cloud”.

Existem muitos formatos intermediários entre a infraestrutura própria e o Cloud, tais como, Co-Location, Hosting, Iaas, e etc.  Todas podem atender determinadas empresas e segmentos, mas não são soluções chamadas “Real Cloud”.

A definição, conforme o dicionário Oxford cita, cloud computing é “a prática de usar uma rede de servidores remotos hospedados na Internet para armazenar, gerenciar e processar dados, em vez de um servidor local ou um computador pessoal.”

Portanto, sua solução pode até “estar nas nuvens”, mas existem algumas diferenças importantes que podem dizer se a sua solução “está na nuvem” ou se ela “é uma solução cloud”.

Se você precisa atualizar patches do seu sistema, mesmo que hospedado em um datacenter, você até pode “estar na nuvem”, mas sua solução não é 100% Cloud. Se você precisa migrar sua versão do sistema em função do lançamento de novas versões, mesmo que hospedado em um datacenter, você até pode “estar na nuvem”, mas sua solução não é 100% Cloud.

As soluções 100% Cloud oferecem todos esses (e muito mais) recursos de forma simples, ou seja, toda atualização, migração ou manutenção é feito pelo provedor da solução e não pelo seu time de tecnologia. Isso faz com que os custos sejam rateados entre todos os clientes daquele provedor, diminuindo o TCO (TOTAL COST OF ONWERSHIP – Custo Total de Propriedade da Solução).

Escalabilidade

Um outro fator importante para essa tomada de decisão, é a escalabilidade. As soluções 100% Cloud, são “auto-escaláveis”, ou seja, quanto mais sua empresa cresce (em dados e volume), maior será sua demanda pela capacidade de processamento e armazenamento das soluções. Uma solução 100% Cloud tem isso de forma transparente, ou seja, sua solução escalará, conforme o crescimento do seu negócio, sem ter que refazer toda a  infraestrutura da sua empresa.

Outro fator extremamente relevante é chamado de “Multi tenancy” ou arquitetura multi tenant (multi-inquilino). Como o próprio termo “inquilino” sugere, quando você possui uma solução “Multi tenant”, você permite que vários inquilinos possam fazer uso da mesma infraestrutura, diminuindo o TCO para todos. Essa arquitetura geralmente é transparente para o consumidor final que não precisa se preocupar com nenhum requisito técnico, pois todos os recursos “da moradia” serão compartilhados. As razões para compartilhar a infraestrutura são técnicas e econômicas, basicamente.

A necessidade de hardware de uma solução “multi tenant” é muito menor quando comparada àquela de uma solução dedicada. Soluções dedicadas precisam de soluções completas para cada cliente, para cada ambiente, para cada operação. Neste caso, todos os  cliente precisarão ter seus servidores de banco de dados, aplicativos e de aplicação.

Já Entendi: Cloud é melhor! O que mais?

Outros fatores também precisam ser levados em consideração. Uma “Análise de requisitos” bem feita também pode ser uma boa saída.

É muito comum, e vivemos isso todos os dias, empresas fazerem RFP’s (Request for Proposal) com requisitos genéricos e isso aumenta o risco e imprecisão na análise das soluções e também dos seus projetos de implementação.

Frequentemente nos deparamos com esse tipo de situação. É muito comum que as empresas se aventurem a escrever requisitos e o fazem de forma genérica e superficial o que, fatalmente, gerará um “trouble project”.

Um pouco mais de experiência

Recentemente participamos de uma RFP, que vou usar como modelo para ilustrar o que estou falando.

O requisito estava descrito da seguinte forma: “Financeiro – atividades de contas a pagar e a receber, gestão das contas bancárias e saldos, conciliação bancária.”, ou seja, o sistema deveria fazer as atividades de contas a pagar e receber, gestão de contas bancárias e saldos, além de conciliação. Simples, não é mesmo? Simples até demais. Tanto que arrisco a dizer que TODO ERP vai responder que SIM, para esse item.

Mas não é tão simples assim. Quais são as atividades? Quais formatos de pagamentos e recebimentos, quantas contas bancárias? Quais bancos? Quantas transações são geradas em cada banco e em cada atividade?

No Brasil embora exista o CNAB (Conselho Nacional de Automação Bancária), cada banco tem seu próprio layout de comunicação.

Além disso, formatar uma solução e um preço para uma empresa com 100 pagamentos e 100 boletos emitidos, é completamente diferente de precificar uma solução com 55 contas bancárias, em 5 instituições financeiras diferentes (algumas sequer sem layout de comunicação), com 10 mil pagamentos mensais. Esse era o cenário real do nosso cliente.

Portanto, ser preciso na definição do que precisa é tão importante, quanto a definição da infraestrutura e arquitetura a serem utilizadas.

Conclusão

A escolha de um sistema de gestão empresarial dever ser realizada com muita cautela, levando-se em consideração o momento da sua empresa, investimento disponível e além disso, estar cercado de especialistas no assunto para auxiliarem em todo o processo e assim garantirem a implementação do ERP mais adequado para o seu negócio.